Cuando algo cambia después de haber presentado el informe
Las reservas cambian después de ser notificadas. Llega una persona adicional, un nombre estaba mal escrito, parte del grupo llega en otro día diferente, o toda la reserva se cancela. Cada una de estas situaciones tiene una solución, y una cancelación conlleva su propio plazo de 24 horas que muchos propietarios desconocen.
La edición en inglés es la versión de referencia de esta guía. Las citas legales aquí son una traducción de una explicación en inglés, no el texto oficial. Leer en inglés
Casi todas las guías tratan la notificación como un único acontecimiento. Las reservas reales no son así, y las preguntas que realmente se hacen los propietarios son sobre qué ocurre después.
Llega una persona adicional
Habitual, y genuinamente incómodo cuando solo te enteras después de que hayan pasado las 24 horas.
La obligación es notificar a todas las personas que se alojan. Así que la persona adicional se notifica — la única pregunta es cómo, y la respuesta práctica es añadirla en lugar de deshacer lo que ya enviaste. Los propietarios describen que presentan el viajero adicional contra la misma referencia de reserva.
Hazlo tan pronto como lo sepas. Ya estás fuera del plazo para esa persona, y la diferencia entre tarde y mucho más tarde es la diferencia entre un pequeño problema y uno evidente.
Cometiste un error
Nombres mal escritos, un dígito incorrecto en un número de pasaporte, la fecha de nacimiento equivocada.
Los envíos se pueden corregir. Hazlo tan pronto como lo notes — un error que has corregido es algo diferente a un error que sigue archivado.
Recuerda que eres responsable de que los datos coincidan con el documento actual del huésped. Si has introducido lo que el huésped te dijo y resulta que no coincide con su pasaporte, corregirlo no es opcional.
Parte del grupo llega el jueves
Muy habitual con grupos familiares y una sola reserva.
El informe está vinculado a la estancia, así que los huéspedes que aún no han llegado aún no han iniciado su estancia. El enfoque habitual que describen los propietarios es notificar las llegadas conforme ocurren, utilizando la misma referencia de reserva para las posteriores, el día en que realmente llegan.
Esto mantiene a cada viajero dentro de sus propias 24 horas en lugar de notificar a alguien como presente días antes de que esté realmente allí.
Una cancelación
Esta es la que atrapa a la gente, porque casi nada la menciona.
Una cancelación es un evento notificable en sí mismo, con su propio plazo de 24 horas. Si notificaste una reserva y posteriormente se anula, eso también necesita ser notificado.
Un huésped simplemente no se presenta
Ligeramente diferente de una cancelación, porque nadie canceló nada.
Si notificaste un grupo de cuatro personas y llegaron tres, la posición honesta es que el registro ya no coincide con la realidad, y cuanto antes lo haga, mejor. Trata esto de la misma forma que una corrección y modifica lo que enviaste.
El hábito que facilita todo esto
Guarda la referencia que recibes de cada envío. Es tu prueba de lo que fue notificado y cuándo, y es lo que necesitarás si posteriormente tienes que explicar un cambio.
Conservarlas también hace que las correcciones sean mucho más rápidas, porque estás modificando un registro conocido en lugar de buscarlo.
Las pantallas exactas para correcciones y cancelaciones cambian de vez en cuando. En lugar de reproducirlas aquí y dejar que se queden anticuadas, la propia guía visual de la plataforma del Ministerio es el tutorial autorizado.