So sieht ein Prozess aus, der wirklich funktioniert
Die Anmeldung kann automatisiert werden – das Ministerium unterstützt die elektronische Einreichung, und die meisten Buchungssysteme können diese durchführen. Aber Automatisierung verlagert das Tippen, nicht die Verantwortung, und fast jeder Fehler ereignet sich an vier Stellen, wo Software nicht hinreicht: bei der Übergabe, bei der Nachverfolgung, bei der Ablehnung, die niemand gelesen hat, und bei dem Zertifikat, das stillschweigend abgelaufen ist.
Maßgeblich ist die englische Fassung dieses Leitfadens. Die Rechtszitate hier sind die Übersetzung einer englischen Erläuterung, nicht der amtliche Wortlaut. Auf Englisch lesen
Ja, es kann automatisiert werden
Das Ministerium hat dafür gesorgt. Die Verordnung verlangt die Einreichung auf elektronischem Wege, die Plattform unterstützt Massen-Uploads und einen Machine-to-Machine-Webservice, und die Anmeldedaten dafür werden Ihnen ausgestellt, wenn Sie eine Unterkunft registrieren – siehe Gästendaten einreichen.
Die meisten Buchungssysteme und Spezialanbieter sind damit verbunden. Wenn Sie jeden Gast von Hand eintippen und mehr als eine Handvoll Buchungen haben, leisten Sie eine Arbeit, die seit dem ersten Tag für Sie automatisiert wurde.
Die acht Schritte
Welche Werkzeuge Sie auch verwenden – ein stabiler Prozess tut diese Dinge in dieser Reihenfolge:
- Sammeln Sie die erforderlichen Angaben sicher ein.
- Überprüfen Sie sie auf offensichtliche Fehler, bevor sie irgendwohin gehen.
- Holen Sie die Zustimmung des Gastes ein – mit einer Unterschrift von jedem, der 14 Jahre oder älter ist.
- Ordnen Sie jeden Gast der richtigen Buchung und der richtigen Unterkunft zu.
- Reichen Sie bei SES.Hospedajes ein.
- Bestätigen Sie, ob es akzeptiert oder abgelehnt wurde.
- Markieren Sie Fehler, damit sie jemand behebt.
- Bewahren Sie die Unterlagen drei Jahre lang auf, wenn Sie professionell arbeiten.
Die Schritte 6 und 7 sind diejenigen, die fast alle weglassen – und hier entstehen die Verstöße.
Die vier Stellen, wo es wirklich schiefgeht
Keine Theorie. Das sind die Fehler, die sich wiederholen.
1. Die Übergabenlücke
Der Eigentümer glaubt, der Agent reicht alles ein. Der Agent glaubt, er reicht nur seine eigenen Buchungen ein. Eine direkte Buchung kommt an, sitzt in dem Raum zwischen den beiden Annahmen und wird nie gemeldet.
Die Lösung kostet nichts: Schreiben Sie auf, welche Partei welche Buchungen einreicht, einschließlich direkter Buchungen, Aufenthalte des Eigentümers und Aufenthalte von Freunden und Familie. Siehe wer ist verantwortlich.
2. Die Ablehnung, die niemand gelesen hat
Eine Einreichung, die die Plattform akzeptiert, ist nicht unbedingt eine, die durchgegangen ist. Einzelne Reisende werden innerhalb eines ansonsten erfolgreichen Satzes abgelehnt.
Etwas, das um 23:40 eingereicht und um 23:41 abgelehnt wurde, ist am nächsten Abend eine verpasste Frist, die niemand kennt.
Die Lösung: Jemand oder etwas überprüft das Ergebnis, nicht dass es versendet wurde. Das ist eine Gewohnheit, keine Technologie – und es ist die einzelne billigste Verbesserung, die die meisten Eigentümer machen können. Siehe wenn eine Einreichung abgelehnt wird.
3. Der Gast, der nicht antwortet
Die größte Ursache für verspätete Einreichungen bei weitem, und die Ursache, die Software wirklich nicht lösen kann. Ein versendetes Formular ist nicht ein ausgefülltes Formular.
4. Das Zertifikat, das abgelaufen ist
Still und leise im Februar. Entdeckt im Juli, um neun Uhr abends, von jemandem, der für Gäste einreichen versucht, die nachmittags angekommen sind – und der Ersatz dauert Wochen.
Die Lösung: Eine Kalenderbenachrichtigung zwei Monate vor Ablauf, nicht zwei Wochen. Siehe digitale Zertifikate.
Die Nachweisfrage
Es lohnt sich, das von allem oben zu trennen, weil es neuer ist und Leute trifft, die sonst gute Arbeit leisten.
Das Einreichen der Daten erfüllt die Meldepflicht. Es erzeugt von selbst nichts, das zeigt, dass ein bestimmter Gast Ihnen diese Details gegeben und sie bestätigt hat. Die Verordnung verlangt eine Unterschrift von jedem Reisenden ab 14 Jahren – und eine Kalkulationstabelle, die in das Portal neu eingegeben wird, produziert überhaupt keine Unterschrift.
Eigentümer haben damit angefangen, auf Probleme zu stoßen, wenn sie gebeten werden, eine Anmeldung zu belegen, nicht einfach nur eine gemacht zu haben. Dann ist der Aufenthalt vorbei und der Gast ist nach Hause gegangen.
Wenn Ihr derzeitiger Prozess das Kopieren von Details von Hand über Plattformen hinweg beinhaltet, lohnt es sich, diese Lücke zu schließen, unabhängig davon, welche Route Sie wählen.
Der Test
Ein Prozess funktioniert, wenn Sie diese ohne Nachschlag beantworten können:
- Welche Buchungen reiche ich ein, und welche reicht jemand anders ein?
- Wie würde ich herausfinden, dass die Einreichung von letzter Nacht abgelehnt wurde?
- Wann läuft mein Zertifikat ab?
- Wenn jemand mich bitten würde zu beweisen, dass ein Gast von Juni mir seine Details gegeben hat, was würde ich ihm zeigen?
Wenn einer dieser Punkte Sie zögern lässt, das ist, wo Ihr Prozess bricht – nicht in dem Teil, um den Sie sich Sorgen gemacht haben.