Come dovrebbe apparire un processo che funziona veramente
La registrazione può essere automatizzata — il Ministero sostiene la presentazione elettronica, e la maggior parte dei sistemi di prenotazione può alimentarla. Ma l'automazione sposta la digitazione, non la responsabilità, e quasi ogni errore accade nei quattro punti dove il software non arriva: il passaggio di consegne, il follow-up, il rifiuto che nessuno ha letto, e il certificato che è scaduto silenziosamente.
L'edizione inglese è la versione di riferimento di questa guida. Le citazioni giuridiche qui riportate traducono una spiegazione in inglese, non il testo ufficiale. Leggi in inglese
Sì, può essere automatizzato
Il Ministero lo ha costruito per questo. Il decreto richiede la presentazione per via elettronica, la piattaforma supporta caricamenti in batch e un servizio web machine-to-machine, e le credenziali per accedervi Le vengono rilasciate quando registra una proprietà — veda inoltro dei dati degli ospiti.
La maggior parte dei sistemi di prenotazione e dei servizi specializzati si collegano ad essa. Se sta digitando ogni ospite manualmente e ha più di una manciata di prenotazioni, sta facendo un lavoro che è stato automatizzato per Lei dal primo giorno.
Gli otto passaggi
Qualunque strumento usi, un processo che regge fa queste cose in questo ordine:
- Raccolga i dettagli richiesti, in modo sicuro.
- Controlli che non ci siano errori evidenti prima che vadano da qualche parte.
- Ottenga l'accettazione dell'ospite — con una firma da tutti i maggiori di quattordici anni.
- Colleghi ogni ospite alla prenotazione giusta e alla proprietà giusta.
- Presenti a SES.Hospedajes.
- Confermi se è stata accettata o rifiutata.
- Contrassegni i fallimenti in modo che qualcuno li corregga.
- Conservi i record per tre anni, se gestisce professionalmente.
I passaggi 6 e 7 sono quelli che quasi tutti lasciano fuori, e sono da dove vengono i mancati adempimenti.
I quattro punti dove va effettivamente male
Non teoria. Questi sono i fallimenti che si ripetono.
1. Il divario del passaggio di consegne
Il proprietario ritiene che l'agente archivi tutto. L'agente ritiene di archiviare solo le sue prenotazioni. Una prenotazione diretta arriva, rimane nello spazio tra i due presupposti, e non viene mai segnalata.
La correzione non costa nulla: scriva quale parte archivia quali prenotazioni, compresi i booking diretti, i soggiorni del proprietario e gli soggiorni familiari. Veda chi è responsabile.
2. Il rifiuto che nessuno ha letto
Una presentazione che la piattaforma accetta non è necessariamente una che è andata a buon fine. I singoli viaggiatori vengono rifiutati all'interno di un batch altrimenti riuscito.
Qualcosa inoltrato alle 23:40 e rimandato alle 23:41 è, il giorno seguente, una scadenza mancata che nessuno sa.
La correzione: qualcuno o qualcosa controlla il risultato, non che è stato inviato. Questa è un'abitudine, non una tecnologia — ed è il singolo miglioramento più economico che la maggior parte dei proprietari può fare. Veda quando una presentazione è rifiutata.
3. L'ospite che non risponde
La causa più grande di archiviazioni tardive di gran lunga, e quella che il software genuinamente non può risolvere. Un modulo inviato non è un modulo completato.
4. Il certificato che è scaduto
Silenziosamente, a febbraio. Scoperto a luglio, alle nove di sera, da qualcuno che tenta di archiviare per ospiti arrivati quel pomeriggio — e la sostituzione richiede settimane.
La correzione: un promemoria del calendario due mesi prima della scadenza, non due settimane. Veda certificati digitali.
La questione delle prove
Vale la pena di separarla da tutto il resto, perché è più recente e cattura persone che altrimenti stanno facendo bene.
Inoltrar i dati soddisfa il dovere di segnalare. Non produce, di per sé, nulla che dimostri che un particolare ospite Le ha dato quei dettagli e Li ha confermati. Il decreto richiede una firma da ogni viaggiatore di quattordici anni e oltre — e un foglio di calcolo reinserito nel portale non produce alcuna firma.
I proprietari hanno iniziato a riscontrare questo quando viene chiesto loro di provare una registrazione piuttosto che semplicemente di averla fatta. A quel punto il soggiorno è finito e l'ospite è tornato a casa.
Se il suo attuale processo prevede di copiare i dettagli manualmente, quella lacuna vale la pena di colmarla indipendentemente da quale percorso Lei utilizzi.
Il test
Un processo funziona se riesce a rispondere a questi senza controllare:
- Quali prenotazioni archivio io, e quali archivia qualcun altro?
- Come potrei scoprire che la presentazione di ieri sera è stata rifiutata?
- Quando scade il mio certificato?
- Se qualcuno mi chiedesse di provare che un ospite di giugno mi ha dato i suoi dettagli, cosa mostrerei?
Se uno di questi Le fa esitare, quello è il punto dove il suo processo si rompe — non nella parte su cui è stata preoccupata.