Quello che deve chiedere agli ospiti — e quello che non serve
La legge elenca i dettagli che deve raccogliere: nomi, sesso, data di nascita, nazionalità, tipo e numero del documento, indirizzo di casa, telefono, email, e la relazione tra gli ospiti se uno di loro ha meno di 18 anni. Non chiede una fotocopia del passaporto di nessuno, e non chiede una fotografia.
L'edizione inglese è la versione di riferimento di questa guida. Le citazioni giuridiche qui riportate traducono una spiegazione in inglese, non il testo ufficiale. Leggi in inglese
C'è una differenza tra quello che la legge richiede, quello che il sito del governo chiede, e quello che un'app di check-in mostra ai Suoi ospiti. Non sono la stessa cosa, e le lacune tra loro sono il motivo di molti attriti non necessari.
Ecco l'elenco effettivo.
Per ogni ospite
Ogni persona che soggiorna, a qualsiasi età.
| Cosa significa | |
|---|---|
| Nome | |
| Primo cognome | |
| Secondo cognome | Gli spagnoli ne hanno due. La maggior parte delle altre nazionalità no — lasci vuoto |
| Sesso | |
| Numero del documento | Il numero sul passaporto, sulla carta d'identità nazionale o sulla carta di soggiorno spagnola |
| Numero di supporto del documento | Un secondo numero, spiegato di seguito. Solo host professionali |
| Tipo di documento | Passaporto, DNI spagnolo, o TIE (carta di soggiorno spagnola) |
| Nazionalità | |
| Data di nascita | |
| Indirizzo di casa | Indirizzo completo, città e paese — tre caselle separate |
| Telefono fisso | |
| Cellulare | |
| Indirizzo email | |
| Numero di ospiti | |
| Relazione tra gli ospiti | Obbligatorio solo quando uno di loro ha meno di 18 anni |
Il numero di supporto del documento
Questo causa più problemi di tutto il resto messo insieme.
È un secondo numero stampato sul documento stesso, separato dal numero di identità. Su una DNI spagnola o una carta di soggiorno TIE è presente ed è facile da trovare una volta che sa dove guardare. Sulla maggior parte dei passaporti stranieri non c'è un equivalente.
Due cose utili da sapere. È richiesto solo se fa attività di locazione professionale — l'elenco per gli host non professionali lo esclude completamente. E se i Suoi ospiti sono principalmente turisti britannici, irlandesi, olandesi o tedeschi con passaporti ordinari, lo inserirà raramente.
Il campo relazione
Obbligatorio ogni volta che qualcuno del gruppo è un minore, il che in Spagna significa minore di 18 anni — non minore di 14.
Questo crea confusione perché la regola sulla firma usa 14. Sono età diverse per scopi diversi. Un gruppo con un sedicenne deve avere questa casella compilata anche se il sedicenne firma il proprio modulo. C'è di più su come le due età interagiscono in bambini, neonati e adolescenti.
Informazioni sulla prenotazione
Insieme agli ospiti, comunica la prenotazione stessa.
- Il contratto — numero di riferimento, data e firme
- Il soggiorno — data e ora di arrivo, data e ora di partenza
- La proprietà — indirizzo completo, numero di camere, e se c'è accesso a internet
- Il pagamento — come è stato pagato, quale carta o conto, a nome di chi, la data di scadenza della carta, e la data del pagamento
Sì, include l'accesso a internet. È una voce genuina nell'elenco, e sorprende tutti.
Quello che Le chiedono spesso, ma la legge non richiede
Questa è la parte che vale la pena conoscere, perché cambia il modo di affrontare gli ospiti che si oppongono.
Una fotocopia o scansione del passaporto
La legge Le chiede di registrare informazioni. Non Le chiede di tenere una copia del documento di nessuno.
L'autorità spagnola per la protezione dei dati, l'AEPD, ha pubblicato una nota su esattamente questo nel giugno 2025, ed è straordinariamente diretta.
Se sta conservando una cartella di scansioni di passaporti perché crede che le regole di registrazione degli ospiti lo richiedono — non lo richiedono, e il parere dell'AEPD è che non dovrebbe.
Quello che l'AEPD dice è sufficiente: un modulo che raccoglie solo i campi che il decreto effettivamente elenca. Per assicurarsi che la persona sia chi dice di essere, verifichi il modulo compilato rispetto al documento che gli mostrano di persona. Dove non c'è contatto di persona, accetta un certificato digitale, verificando i dettagli rispetto al metodo di pagamento utilizzato, o inviando un codice monouso al telefono o all'email dell'ospite — che Lei è già obbligato a raccogliere comunque.
Quest'ultima opzione vale la pena conoscerla. È un modo riconosciuto per verificare un ospite remoto senza mai maneggiare il suo documento.
Una fotografia o un selfie dell'ospite
Non esiste in nessun punto della legge. Alcune app lo offrono come controllo antifrode, il che è una funzione commerciale, non un requisito legale.
Il passaporto in mano al check-in
Lei è responsabile affinché i dettagli siano corretti e corrispondenti al documento — quindi deve vederlo o farlo mostrare. Non deve tenerlo, conservarlo, o portarlo via.
Una firma su un modulo particolare
Una firma è richiesta, da tutti coloro che hanno 14 anni o più. Ma la legge non prescrive un modulo particolare o una tecnologia particolare.
Quello che dovrebbe poter dire a un ospite
Gli ospiti chiedono questo costantemente, e comprensibilmente — è una quantità significativa di informazioni personali da affidare a uno sconosciuto con una villa. Se uno rifiuta categoricamente, la risposta è altrove.
La versione breve che vale la pena avere pronta:
- È un requisito legale in Spagna, non qualcosa che Lei ha scelto di chiedere.
- Va al Ministero dell'Interno, e solo la polizia, i giudici e i pubblici ministeri possono usarlo. Consulti la legge in linguaggio chiaro.
- Lei non sta tenendo il suo passaporto, e non sta tenendo una copia.
- Gli hotel hanno fatto esattamente la stessa cosa per decenni. Non è nuovo e non è specifico per le case vacanze.
Quest'ultimo punto conta più di quanto pensi. Moltissimi ospiti credono che gli hotel non li comunichino. Lo fanno, e l'hanno sempre fatto.