Wat u wél van gasten moet vragen — en wat niet
De wet somt de gegevens op die u moet verzamelen: namen, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, documenttype en -nummer, thuisadres, telefoon, e-mail, en de familierelatie tussen gasten als een van hen jonger is dan 18 jaar. De wet vraagt niet om een kopie van iemands paspoort, en ook niet om een foto.
De Engelse editie is de gezaghebbende versie van deze gids. De juridische citaten hier zijn een vertaling van een Engelse toelichting, niet de officiële tekst. Lees het in het Engels
Er is een verschil tussen wat de wet vereist, wat de overheidswebsite vraagt, en wat een incheck-app aan uw gasten voorlegt. Dat is niet hetzelfde, en juist in die verschillen ontstaat veel onnodige wrijving.
Hier is de werkelijke lijst.
Over elke gast
Iedere persoon die verblijft, ongeacht de leeftijd.
| Wat het betekent | |
|---|---|
| Voornaam | |
| Eerste achternaam | |
| Tweede achternaam | Spanjaarden hebben er twee. De meeste andere nationaliteiten niet — laat dit leeg |
| Geslacht | |
| Documentnummer | Het nummer op hun paspoort, nationale identiteitskaart of Spaanse verblijfskaart |
| Documentondersteuningsnummer | Een tweede nummer, hieronder uitgelegd. Alleen voor professionele verhuurders |
| Documenttype | Paspoort, Spaans DNI, of TIE (Spaanse verblijfskaart) |
| Nationaliteit | |
| Geboortedatum | |
| Thuisadres | Volledig adres, plaats en land — drie aparte velden |
| Vast telefoonnummer | |
| Mobiel telefoonnummer | |
| E-mailadres | |
| Aantal gasten | |
| Familierelatie tussen gasten | Alleen verplicht wanneer een van hen jonger is dan 18 |
Het documentondersteuningsnummer
Dit veroorzaakt meer problemen dan de rest samen.
Het is een tweede nummer dat op het document zelf staat gedrukt, los van het documentnummer. Op een Spaans DNI of een Spaanse TIE-verblijfskaart staat het erop en is het makkelijk te vinden zodra u weet waar u moet kijken. Op de meeste buitenlandse paspoorten bestaat hier geen equivalent van.
Twee nuttige dingen om te weten. Het is alleen verplicht als u professioneel verhuurt — de lijst voor niet-professionele verhuurders laat dit veld volledig weg. En als uw gasten grotendeels Britse, Ierse, Nederlandse of Duitse vakantiegangers zijn met een gewoon paspoort, zult u dit veld zelden hoeven in te vullen.
Het veld familierelatie
Verplicht zodra iemand in het gezelschap minderjarig is, wat in Spanje betekent: jonger dan 18 — niet jonger dan 14.
Dit zorgt voor verwarring, omdat de regel over ondertekenen uitgaat van 14 jaar. Het gaat om verschillende leeftijden voor verschillende doeleinden. Een gezelschap met een zestienjarige moet dit vak toch invullen, ook al ondertekent de zestienjarige zijn of haar eigen formulier. Meer over hoe deze twee leeftijden samenhangen leest u in kinderen, baby's en tieners.
Over de boeking
Naast de gasten meldt u ook de boeking zelf.
- Het contract — referentienummer, datum en handtekeningen
- Het verblijf — datum en tijdstip van aankomst, datum en tijdstip van vertrek
- De accommodatie — volledig adres, aantal kamers, en of er internettoegang is
- De betaling — hoe er is betaald, met welke kaart of rekening, op wiens naam, de vervaldatum van de kaart, en de betaaldatum
Ja, dat is inclusief internettoegang. Het staat echt op de lijst, en het verrast iedereen.
Wat u vaak wordt gevraagd, maar wat de wet niet vereist
Dit is het deel dat het waard is om te weten, want het verandert hoe u omgaat met gasten die tegensputteren.
Een kopie of scan van het paspoort
De wet vraagt u om gegevens vast te leggen. Ze vraagt niet om een kopie van iemands document te bewaren.
De Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit, de AEPD, publiceerde in juni 2025 een notitie over precies dit onderwerp, en die is opvallend direct.
Als u een map met paspoortscans bewaart omdat u denkt dat de regels voor gastregistratie dit vereisen — dat is niet zo, en de AEPD is van mening dat u dat niet zou moeten doen.
Wat de AEPD voldoende acht: een formulier dat alleen de velden verzamelt die het besluit daadwerkelijk vermeldt. Om zelf vast te stellen dat iemand is wie hij of zij zegt te zijn, controleert u het ingevulde formulier aan de hand van het document dat de persoon u in persoon toont. Waar er geen persoonlijk contact is, accepteert de AEPD een digitaal certificaat, het controleren van de gegevens aan de hand van de gebruikte betaalmethode, of het sturen van een eenmalige code naar de telefoon of e-mail van de gast — beide gegevens die u sowieso al verplicht moet verzamelen.
Die laatste optie is het weten waard. Het is een erkende manier om een gast op afstand te verifiëren zonder ooit hun document in handen te hebben.
Een foto of selfie van de gast
Nergens in de wet te vinden. Sommige apps bieden dit aan als fraudecontrole, wat een commerciële functie is, geen wettelijke verplichting.
Het paspoort in uw hand bij het inchecken
U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens en dat deze overeenkomen met het document — u moet het dus wel zien of laten tonen. U hoeft het niet vast te houden, te bewaren of mee te nemen.
Een handtekening op een specifiek formulier
Een handtekening is verplicht, van iedereen van 14 jaar en ouder. Maar de wet schrijft geen specifiek formulier of specifieke technologie voor.
Wat u een gast zou moeten kunnen uitleggen
Gasten stellen hier voortdurend vragen over, en dat is begrijpelijk — het is veel persoonlijke informatie om aan een vreemde met een villa te geven. Als een gast ronduit weigert, heeft dat een eigen antwoord.
De korte versie die het waard is om paraat te hebben:
- Het is een wettelijke verplichting in Spanje, geen keuze van uzelf.
- Het gaat naar het Ministerio del Interior, en alleen de politie, rechters en openbaar aanklagers mogen het gebruiken. Zie de wet in duidelijk Nederlands.
- U bewaart hun paspoort niet, en u bewaart er ook geen kopie van.
- Hotels doen al tientallen jaren precies hetzelfde. Het is niet nieuw en niet specifiek voor vakantieverhuur.
Dat laatste punt is belangrijker dan u zou denken. Heel veel gasten denken dat hotels hen niet registreren. Dat doen ze wel, en dat hebben ze altijd gedaan.