Lo que debe solicitar a los huéspedes — y lo que no
La ley enumera los datos que debe recopilar: nombres, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, tipo y número de documento, domicilio, teléfono, correo electrónico, y la relación entre huéspedes si alguno es menor de 18 años. No solicita fotocopia de pasaporte ni fotografía alguna.
La edición en inglés es la versión de referencia de esta guía. Las citas legales aquí son una traducción de una explicación en inglés, no el texto oficial. Leer en inglés
Hay una diferencia entre lo que exige la ley, lo que solicita el portal del gobierno, y lo que coloca una app de registro ante sus huéspedes. No son lo mismo, y los vacíos entre ellos generan mucha fricción innecesaria.
Aquí está la lista real.
Sobre cada huésped
Toda persona que se hospede, a cualquier edad.
| Qué significa | |
|---|---|
| Nombre | |
| Primer apellido | |
| Segundo apellido | Los españoles tienen dos. La mayoría de nacionalidades no — déjelo en blanco |
| Sexo | |
| Número de documento | El número de su pasaporte, DNI nacional o tarjeta de residencia española |
| Número de soporte del documento | Un segundo número, explicado abajo. Solo anfitriones profesionales |
| Tipo de documento | Pasaporte, DNI español, o TIE (tarjeta de residencia española) |
| Nacionalidad | |
| Fecha de nacimiento | |
| Domicilio | Dirección completa, localidad y país — tres casillas separadas |
| Teléfono fijo | |
| Teléfono móvil | |
| Correo electrónico | |
| Número de huéspedes | |
| Relación entre huéspedes | Solo obligatorio cuando uno de ellos es menor de 18 años |
El número de soporte del documento
Este es el que causa más problemas que todos los demás juntos.
Es un segundo número impreso en el documento mismo, separado del número de identificación. En un DNI español o una tarjeta TIE de residencia está ahí y es fácil de encontrar una vez sabe dónde mirar. En la mayoría de pasaportes extranjeros no existe equivalente.
Dos cosas útiles que saber. Solo se requiere si se dedica al alojamiento profesionalmente — la lista para anfitriones no profesionales lo deja fuera completamente. Y si sus huéspedes son en su mayoría turistas británicos, irlandeses, holandeses o alemanes con pasaportes ordinarios, lo introducirá raramente.
El campo de relación
Obligatorio siempre que alguien del grupo sea menor de edad, que en España significa menor de 18 años — no menor de 14.
Esto causa confusión porque la regla de firma utiliza los 14 años. Son edades diferentes para propósitos diferentes. Un grupo con un menor de dieciséis años necesita esta casilla completada aunque el menor de dieciséis firme su propio formulario. Hay más información sobre cómo estas dos edades interactúan en niños, bebés y adolescentes.
Sobre la reserva
Junto a los huéspedes, reporta la reserva misma.
- El contrato — número de referencia, fecha, y firmas
- La estancia — fecha y hora de llegada, fecha y hora de salida
- La propiedad — dirección completa, número de habitaciones, y si hay conexión a internet
- El pago — cómo se pagó, qué tarjeta o cuenta, a nombre de quién, fecha de vencimiento de la tarjeta, y fecha del pago
Sí, esto incluye conexión a internet. Es una entrada genuina en la lista, y sorprende a todo el mundo.
Lo que le piden a menudo, pero la ley no requiere
Esta es la parte que vale la pena conocer, porque cambia cómo se relaciona con huéspedes que ponen objeciones.
Fotocopia o escaneo del pasaporte
La ley le pide que registre información. No le pide que guarde copia del documento de nadie.
La autoridad de protección de datos de España, la AEPD, publicó una nota sobre exactamente esto en junio de 2025, y es inusualmente directa.
Si guarda una carpeta de escaneos de pasaporte porque cree que las reglas de registro de huéspedes lo requieren — no lo requieren, y la opinión de la AEPD es que no debería hacerlo.
Lo que la AEPD dice que es suficiente: un formulario que recopile solo los campos que el decreto realmente enumera. Para asegurarse de que la persona es quien dice ser, verifique el formulario completado contra el documento que le muestren en persona. Donde no hay contacto presencial, acepta un certificado digital, verificando los detalles contra el método de pago utilizado, o enviando un código de un solo uso al teléfono o correo del huésped — ambos de los cuales ya está obligado a recopilar.
Esa última opción merece ser conocida. Es una forma reconocida de verificar un huésped remoto sin manejar nunca su documento.
Una fotografía o selfie del huésped
No aparece en ningún lugar de la ley. Algunas apps lo ofrecen como verificación de fraude, que es una característica comercial, no un requisito legal.
El pasaporte en su mano en la entrada
Usted es responsable de que los datos sean precisos y coincidan con el documento — por lo que necesita verlo o que se lo muestren. No necesita sostenerlo, guardarlo, ni llevárselo.
Una firma en un formulario particular
Una firma es obligatoria, de todos a partir de los 14 años. Pero la ley no prescribe un formulario particular ni una tecnología particular.
Lo que debe poder decir a un huésped
Los huéspedes preguntan esto constantemente, y comprensiblemente — es mucha información personal entregar a un extraño con una villa. Si alguien se niega rotundamente, eso tiene su propia respuesta.
La versión corta que vale la pena tener lista:
- Es un requisito legal en España, no algo que haya elegido solicitar.
- Va al Ministerio del Interior, y solo la policía, jueces y fiscales pueden utilizarla. Vea la ley en español llano.
- No guarda su pasaporte, y no guarda copia del mismo.
- Los hoteles han hecho exactamente lo mismo durante décadas. No es nuevo y no es específico de alquileres vacacionales.
Ese último punto importa más de lo que pensaría. Muchos huéspedes creen que los hoteles no los reportan. Lo hacen, y siempre lo han hecho.