Las tres formas de registrar sus huéspedes
Puede hacerlo usted mismo en la web del gobierno, usar un software que lo envía por usted, o entregar todo el trabajo a un servicio gestionado. Las tres formas cumplen la ley por igual. La correcta depende de cuántas reservas reciba, de si tiene un ordenador Windows o Mac, y de cuánto tiempo propio quiere dedicar a esto.
La edición en inglés es la versión de referencia de esta guía. Las citas legales aquí son una traducción de una explicación en inglés, no el texto oficial. Leer en inglés
Dicho claramente. Esta web está publicada por Villa Check In, que ofrece la tercera de las tres opciones que se describen a continuación. Hemos intentado describir las tres de forma justa, incluidos los casos en los que la primera opción es la más sensata y los casos en los que pagar nada sería un desperdicio de su dinero. Juzgue la página por si le parece que está escrita así.
La ley no se importa de cómo la información llega al Ministerio, solo de que llegue, con precisión y a tiempo. Eso le deja tres opciones genuinas.
1. Hacerlo usted mismo en la web del gobierno
Se registra en SES.Hospedajes e introduce cada reserva y cada huésped manualmente.
Lo que necesita
- Un certificado digital, o Cl@ve
- AutoFirma, el programa de firma — solo Windows, Mac o Linux
- Un portátil u ordenador de sobremesa. Esto no se puede hacer desde un teléfono o tableta
- Cierta paciencia con una web que solo está en español
Lo que cuesta. Nada, aparte de obtener el certificado.
Cómo es. Manual. Introduce la reserva cuando se realiza, luego los huéspedes cuando llegan, atendiendo a dos plazos distintos. Si algo es rechazado, se entera mirando. No hay línea de teléfono de ayuda, y la asistencia por correo está en español.
Le viene bien de verdad si tiene una vivienda, recibe un puñado de reservas al año, es propietario de un portátil, y preferiría dedicar una hora al mes antes que gastar dinero.
2. Software que envía por usted
Las plataformas de autoservicio se conectan a su calendario de reservas, recopilan los datos de los huéspedes, y lo envían todo al gobierno por usted. Usted sigue llevando el proceso; el software hace la mecanografía y la presentación.
El más conocido para alquileres vacacionales españoles es GuestAdmin, que es basado en web, se conecta a la mayoría de sistemas de reservas y canales comunes mediante feed de calendario o enlace directo, mantiene archivados sus registros de huéspedes, y cuesta aproximadamente un euro a la semana por vivienda. Hay prueba gratuita.
Lo que necesita. Un calendario de reservas que pueda leer, y su certificado registrado con la plataforma.
Vale la pena saber: porque estas plataformas son basadas en web, eluden completamente el problema de AutoFirma. Si no tiene un ordenador Windows o Mac, esta es la ruta más barata que funciona para usted.
Lo que sigue haciendo usted. Perseguir a los huéspedes que no han rellenado el formulario. Comprobar que lo que han escrito es correcto. Darse cuenta cuando algo es rechazado. El software elimina la mecanografía y el seguimiento de plazos. No elimina la persecución, y la persecución es la mayor parte del trabajo.
Le viene bien de verdad si tiene varias viviendas, se siente cómodo llevando su propio proceso, quiere mantener el coste bajo, y no le importa ser la persona que envía un mensaje a un huésped a las nueve de la noche.
3. Un servicio totalmente gestionado
Añade la reserva. Alguien más hace todo lo demás — envía al huésped su formulario, lo persigue si no responde, comprueba lo que presentó, lo corrige si es incorrecto, y lo presenta a tiempo.
Esto es lo que hace Villa Check In, y es por qué existe esta web.
Lo que necesita. Nada técnico. No necesita su propio certificado, ningún software, y no importa qué dispositivo use.
Lo que sigue haciendo usted. Introducir la reserva. Eso es genuinamente todo.
Por lo que está pagando. No por el envío — el software lo hace por un euro a la semana. Está pagando por la parte que el software no puede hacer: alguien que se da cuenta de que un huésped no ha respondido, de que le falta un dígito en el número de pasaporte, o de que un envío ha rebotado. Y alguien que está disponible el sábado por la noche en agosto cuando usted no lo está.
Le viene bien de verdad si tiene una cartera de propiedades, vive en el extranjero, tiene personal cuyo tiempo vale más que esto, o simplemente no quiere volver a pensar en ello.
Si gestiona propiedades para otras personas, hay una pregunta más profunda debajo de esta — quién es legalmente responsable, el propietario o el gestor — y la respuesta no es la que la mayoría de acuerdos asumen.
Lado a lado
| Usted mismo | Software | Gestionado | |
|---|---|---|---|
| Coste | Gratuito | Aproximadamente €1 a la semana por vivienda | Por reserva o por vivienda |
| Necesita portátil u ordenador de sobremesa | Sí | No | No |
| Necesita su propio certificado | Sí | Sí | No |
| Mecanografía | Usted | Automática | Automática |
| Perseguir huéspedes | Usted | Usted | Ellos |
| Comprobar errores | Usted | Usted | Ellos |
| Cobertura cuando está fuera | Ninguna | Ninguna | Sí |
Elegir honestamente
Tres preguntas llevan a la mayoría de gente a la respuesta correcta.
¿Es propietario de un ordenador Windows, Mac o Linux? Si no, la opción 1 no está disponible. No es cuestión de destreza o paciencia — el software de firma no existe para teléfonos y tabletas.
¿Cuántas reservas al año? Menos de unas diez, hacerlo usted mismo es completamente razonable. Más allá de treinta aproximadamente, la administración se convierte en un compromiso real y recurrente.
¿Quién lo cubre cuando no está? Esta es la pregunta que la gente responde al final y debería responder primero. Los huéspedes llegan cuando llegan. Los plazos corren a través de fines de semana y agosto. Si la respuesta honesta es "nadie", eso es lo que está decidiendo realmente — no la mecanografía.