Les trois façons d'enregistrer vos clients
Vous pouvez le faire vous-même sur le site du gouvernement, utiliser un logiciel qui soumet pour vous, ou confier le travail à un service géré. Les trois respectent la loi de manière égale. Le bon choix dépend du nombre de réservations que vous recevez, que vous ayez un ordinateur Windows ou Mac, et du temps personnel que vous voulez consacrer à cela.
L'édition anglaise fait foi pour ce guide. Les citations juridiques présentées ici traduisent une explication en anglais, et non le texte officiel. Lire en anglais
Disons-le clairement. Ce site web est publié par Villa Check In, qui propose la troisième des trois options ci-dessous. Nous avons essayé de décrire les trois équitablement, y compris les cas où la première option est le choix sensé et où payer quoi que ce soit serait un gaspillage d'argent. Jugez la page sur cette base.
La loi ne se préoccupe pas de la façon dont l'information parvient au Ministère, seulement qu'elle y arrive, de manière exacte et dans les délais. Cela vous laisse trois véritables choix.
1. Le faire vous-même sur le site du gouvernement
Vous vous enregistrez sur SES.Hospedajes, et vous saisissez chaque réservation et chaque client.
Ce qu'il vous faut
- Un certificat numérique, ou Cl@ve
- AutoFirma, le programme de signature — Windows, Mac ou Linux uniquement
- Un ordinateur portable ou de bureau. Cela ne peut pas se faire sur un téléphone ou une tablette
- Un peu de patience avec un site web qui n'existe qu'en espagnol
Quel prix. Rien au-delà de l'obtention du certificat.
À quoi ça ressemble. Manuelle. Vous entrez la réservation au moment où elle est faite, puis les clients à leur arrivée, en observant deux délais distincts. Si quelque chose est rejeté, vous le découvrez en regardant. Il n'y a pas de ligne téléphonique d'assistance, et le support par e-mail est en espagnol.
C'est vraiment adapté à vous si vous avez une propriété, recevez quelques réservations par an, disposez d'un ordinateur portable, et préférez consacrer une heure par mois plutôt que de l'argent.
2. Un logiciel qui soumet pour vous
Les plateformes en libre-service se connectent à votre calendrier de réservation, collectent les détails des clients, et envoient le tout au gouvernement pour vous. Vous pilotez toujours le processus ; le logiciel se charge de la saisie et du dépôt.
Le plus connu pour les locations saisonnières espagnoles est GuestAdmin, qui fonctionne via le web, se connecte à la plupart des systèmes de réservation et canaux courants par flux calendaire ou lien direct, conserve l'historique de vos enregistrements de clients, et revient à environ un euro par semaine par propriété. Il y a un essai gratuit.
Ce qu'il vous faut. Un calendrier de réservation qu'il peut lire, et votre certificat enregistré auprès de lui.
À savoir : parce que ces plateformes fonctionnent via le web, elles contournent complètement le problème AutoFirma. Si vous n'avez pas d'ordinateur Windows ou Mac, c'est la route la moins chère qui fonctionne pour vous.
Ce que vous faites encore. Relancer les clients qui n'ont pas rempli le formulaire. Vérifier que ce qu'ils ont saisi est correct. Remarquer quand quelque chose est rejeté. Le logiciel élimine la saisie et l'observation des délais. Il n'élimine pas la relance, et la relance est l'essentiel du travail.
C'est vraiment adapté à vous si vous avez quelques propriétés, vous êtes à l'aise pour gérer votre propre processus, vous voulez maintenir le coût bas, et vous ne voyez pas d'inconvénient à être la personne qui envoie un message à un client à neuf heures du soir.
3. Un service entièrement géré
Vous ajoutez la réservation. Quelqu'un d'autre fait tout après — envoie au client son formulaire, le relance s'il ne répond pas, vérifie ce qu'il a soumis, le corrige si c'est nécessaire, et le dépose à temps.
C'est ce que fait Villa Check In, et c'est pourquoi ce site existe.
Ce qu'il vous faut. Rien de technique. Aucun certificat personnel n'est requis, pas de logiciel, et peu importe quel appareil vous utilisez.
Ce que vous faites encore. Entrez la réservation. C'est vraiment tout.
Ce que vous payez. Pas la soumission — le logiciel le fait pour un euro par semaine. Vous payez pour la partie que le logiciel ne peut pas faire : remarquer qu'un client n'a pas répondu, qu'un numéro de passeport a un chiffre qui manque, ou qu'une soumission a échoué. Et être présent un samedi soir en août quand vous ne l'êtes pas.
C'est vraiment adapté à vous si vous avez un portefeuille, ou vous vivez à l'étranger, ou vous avez du personnel dont le temps vaut plus que cela, ou vous ne voulez simplement plus y penser.
Si vous gérez des propriétés pour d'autres personnes, il y a une question supplémentaire — qui est légalement responsable, le propriétaire ou l'agent — et la réponse n'est pas celle que la plupart des arrangements supposent.
Côte à côte
| Vous-même | Logiciel | Géré | |
|---|---|---|---|
| Coût | Gratuit | Environ 1 € par semaine par propriété | Par réservation ou par propriété |
| Nécessite un ordinateur portable ou de bureau | Oui | Non | Non |
| Nécessite votre propre certificat | Oui | Oui | Non |
| Saisie | Vous | Automatique | Automatique |
| Relancer les clients | Vous | Vous | Eux |
| Vérifier les erreurs | Vous | Vous | Eux |
| Couverture quand vous êtes absent | Aucune | Aucune | Oui |
Choisir honnêtement
Trois questions aident la plupart des gens à trouver la bonne réponse.
Possédez-vous un ordinateur Windows, Mac ou Linux ? Si non, l'option 1 vous est fermée. Ce n'est pas une question de compétence ou de patience — le logiciel de signature n'existe pas pour les téléphones et tablettes.
Combien de réservations par an ? Moins d'une dizaine environ, faire vous-même est tout à fait raisonnable. Au-delà de trente environ, l'administration devient un vrai travail récurrent.
Qui vous couvre quand vous n'êtes pas là ? C'est la question que les gens se posent en dernier et qu'ils devraient se poser en premier. Les clients arrivent quand ils arrivent. Les délais s'écoulent pendant les week-ends et en août. Si la réponse honnête est « personne », c'est ce dont vous décidez réellement — pas de la saisie.