Ce que vous devez demander aux clients — et ce que vous n'êtes pas obligé de demander
La loi énumère les détails que vous devez collecter : noms, sexe, date de naissance, nationalité, type et numéro de document, adresse personnelle, téléphone, email, et la relation entre les clients si l'un d'eux est mineur. Elle ne demande pas de photocopie de passeport, et elle ne demande pas de photographie.
L'édition anglaise fait foi pour ce guide. Les citations juridiques présentées ici traduisent une explication en anglais, et non le texte officiel. Lire en anglais
Il existe une différence entre ce que la loi exige, ce que le site du gouvernement demande, et ce qu'une application d'enregistrement présente à vos clients. Ce ne sont pas les mêmes choses, et les écarts entre elles sont à l'origine de beaucoup de frictions inutiles.
Voici la liste réelle.
À propos de chaque client
Chaque personne qui séjourne, quel que soit son âge.
| Ce que cela signifie | |
|---|---|
| Prénom | |
| Premier nom | |
| Deuxième nom | Les Espagnols en ont deux. La plupart des autres nationalités n'en ont pas — laissez ce champ vide |
| Sexe | |
| Numéro de document | Le numéro sur leur passeport, leur carte d'identité nationale ou leur carte de séjour espagnole |
| Numéro de support de document | Un deuxième numéro, expliqué ci-dessous. Professionnels uniquement |
| Type de document | Passeport, DNI espagnol, ou TIE (carte de séjour espagnole) |
| Nationalité | |
| Date de naissance | |
| Adresse personnelle | Adresse complète, ville et pays — trois champs distincts |
| Téléphone fixe | |
| Téléphone mobile | |
| Adresse email | |
| Nombre de clients | |
| Relation entre les clients | Obligatoire uniquement quand l'un d'eux est mineur |
Le numéro de support de document
Celui-ci cause plus de problèmes que tous les autres réunis.
C'est un deuxième numéro imprimé sur le document lui-même, distinct du numéro d'identité. Sur un DNI espagnol ou une carte de séjour TIE, il est là et facile à trouver une fois que vous savez où chercher. Sur la plupart des passeports étrangers, il n'y a pas d'équivalent.
Deux choses utiles à savoir. Il n'est exigé que si vous louez professionnellement — la liste pour les propriétaires non professionnels l'omet entièrement. Et si vos clients sont surtout des vacanciers britanniques, irlandais, néerlandais ou allemands avec des passeports ordinaires, vous le saisirez rarement.
Le champ de relation
Obligatoire chaque fois que quelqu'un du groupe est un mineur, ce qui en Espagne signifie moins de 18 ans — pas moins de 14 ans.
Cela trompe les gens parce que la règle de signature utilise 14 ans. Ce sont des âges différents pour des fins différentes. Un groupe avec un jeune de seize ans a besoin de ce champ complété, même si le jeune de seize ans signe son propre formulaire. Il y a plus sur la façon dont les deux âges interagissent dans les enfants, bébés et adolescents.
À propos de la réservation
Aux côtés des clients, vous signalez la réservation elle-même.
- Le contrat — numéro de référence, date, et signatures
- Le séjour — date et heure d'arrivée, date et heure de départ
- La propriété — adresse complète, nombre de chambres, et s'il y a accès à Internet
- Le paiement — comment il a été payé, quel compte ou carte, au nom de qui, la date d'expiration de la carte, et la date du paiement
Oui, cela inclut l'accès à Internet. C'est une entrée véritable sur la liste, et elle surprend tout le monde.
Ce qu'on vous demande souvent, mais que la loi ne demande pas
C'est la partie qu'il vaut la peine de connaître, parce qu'elle change la façon dont vous traitez les clients qui résistent.
Une photocopie ou une numérisation du passeport
La loi vous demande d'enregistrer des informations. Elle ne vous demande pas de conserver une copie du document de quelqu'un.
L'autorité espagnole de protection des données, l'AEPD, a publié une note sur exactement ce point en juin 2025, et elle est inhabituellement directe.
Si vous stockez un dossier de numérisations de passeports parce que vous croyez que les règles d'enregistrement des clients l'exigent — ce n'est pas le cas, et l'avis de l'AEPD est que vous ne devriez pas le faire.
Ce que l'AEPD dit être suffisant : un formulaire collectant uniquement les champs que le décret liste réellement. Pour vous assurer que la personne est bien qui elle dit qu'elle est, vérifiez le formulaire rempli contre le document qu'elle vous montre en personne. Où il n'y a pas de contact en personne, elle accepte un certificat numérique, en vérifiant les détails contre la méthode de paiement utilisée, ou en envoyant un code unique au téléphone ou à l'email du client — qui vous sont déjà obligatoirement demandés.
Cette dernière option vaut la peine d'être connue. C'est une façon reconnue de vérifier un client à distance sans jamais manipuler son document.
Une photographie ou un selfie du client
Nulle part dans la loi. Certaines applications l'offrent comme vérification de fraude, ce qui est une fonctionnalité commerciale, pas une exigence légale.
Le passeport en main à l'arrivée
Vous êtes responsable de l'exactitude des détails et de leur correspondance avec le document — vous devez donc le voir ou le faire voir. Vous n'avez pas besoin de le tenir, de le conserver, ou de l'emmener.
Une signature sur un formulaire particulier
Une signature est exigée, de chacun âgé de 14 ans et plus. Mais la loi ne prescrit pas un formulaire particulier ou une technologie particulière.
Ce que vous devriez être capable de dire à un client
Les clients questionnent cela constamment, et à juste titre — c'est beaucoup d'informations personnelles à confier à un inconnu avec une villa. Si quelqu'un refuse catégoriquement, cela a sa propre réponse.
La version courte qui vaut la peine d'avoir sous la main :
- C'est une exigence légale en Espagne, pas quelque chose que vous avez choisi de demander.
- Elle va au Ministerio del Interior, et seule la police, les juges et les procureurs peuvent l'utiliser. Voir la loi en français clair.
- Vous ne conservez pas leur passeport, et vous ne conservez pas une copie de celui-ci.
- Les hôtels ont fait exactement la même chose pendant des décennies. Ce n'est pas nouveau et ce n'est pas spécifique à la location de vacances.
Ce dernier point importe plus que vous ne le penseriez. Un grand nombre de clients croient que les hôtels ne les signalent pas. Ils le font, et ils l'ont toujours fait.