Was Sie von Gästen verlangen müssen – und was nicht
Das Gesetz listet die Angaben auf, die Sie erfassen müssen: Name, Geschlecht, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Dokumentart und -nummer, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie das Verwandtschaftsverhältnis zwischen den Gästen, falls einer von ihnen minderjährig ist. Eine Kopie des Reisepasses wird nicht verlangt, ebenso wenig ein Foto.
Maßgeblich ist die englische Fassung dieses Leitfadens. Die Rechtszitate hier sind die Übersetzung einer englischen Erläuterung, nicht der amtliche Wortlaut. Auf Englisch lesen
Es gibt einen Unterschied zwischen dem, was das Gesetz verlangt, dem, wonach die Behördenwebsite fragt, und dem, was eine Check-in-App Ihren Gästen vorlegt. Das ist nicht dasselbe, und in den Lücken dazwischen entsteht viel unnötige Reibung.
Hier ist die tatsächliche Liste.
Zu jedem Gast
Jede Person, die übernachtet, unabhängig vom Alter.
| Was das bedeutet | |
|---|---|
| Vorname | |
| Erster Nachname | |
| Zweiter Nachname | Spanier haben zwei. Die meisten anderen Nationalitäten nicht – lassen Sie das Feld leer |
| Geschlecht | |
| Dokumentnummer | Die Nummer auf dem Reisepass, Personalausweis oder der spanischen Aufenthaltskarte |
| Número de soporte | Eine zweite Nummer, weiter unten erklärt. Nur für professionelle Gastgeber |
| Dokumentart | Reisepass, spanischer DNI oder TIE (spanische Aufenthaltskarte) |
| Staatsangehörigkeit | |
| Geburtsdatum | |
| Wohnadresse | Vollständige Adresse, Ort und Land – drei getrennte Felder |
| Festnetznummer | |
| Mobilnummer | |
| E-Mail-Adresse | |
| Anzahl der Gäste | |
| Verwandtschaftsverhältnis zwischen den Gästen | Nur erforderlich, wenn einer von ihnen unter 18 ist |
Der Número de soporte
Diese Angabe sorgt für mehr Schwierigkeiten als alle anderen zusammen.
Es handelt sich um eine zweite Nummer, die auf dem Dokument selbst aufgedruckt ist, getrennt von der Dokumentnummer. Auf einem spanischen DNI oder einer TIE-Aufenthaltskarte ist sie vorhanden und leicht zu finden, sobald man weiß, wo man suchen muss. Auf den meisten ausländischen Reisepässen gibt es keine Entsprechung.
Zwei nützliche Dinge sollten Sie wissen. Sie ist nur erforderlich, wenn Sie professionell vermieten – bei der Liste für nicht-professionelle Gastgeber entfällt sie ganz. Und wenn Ihre Gäste überwiegend britische, irische, niederländische oder deutsche Urlauber mit gewöhnlichen Reisepässen sind, werden Sie diese Angabe nur selten eintragen.
Das Feld „Verwandtschaftsverhältnis“
Erforderlich, sobald eine Person in der Gruppe minderjährig ist – in Spanien bedeutet das unter 18, nicht unter 14.
Das führt oft zu Verwirrung, weil bei der Unterschriftsregel 14 Jahre gelten. Es handelt sich um unterschiedliche Altersgrenzen für unterschiedliche Zwecke. Bei einer Gruppe mit einem Sechzehnjährigen muss dieses Feld ausgefüllt werden, obwohl der Sechzehnjährige sein eigenes Formular selbst unterschreibt. Mehr dazu, wie die beiden Altersgrenzen zusammenhängen, finden Sie unter Kinder, Babys und Jugendliche.
Zur Buchung
Neben den Gästen melden Sie auch die Buchung selbst.
- Der Vertrag – Referenznummer, Datum und Unterschriften
- Der Aufenthalt – Datum und Uhrzeit der Ankunft, Datum und Uhrzeit der Abreise
- Die Unterkunft – vollständige Adresse, Anzahl der Zimmer und ob ein Internetzugang besteht
- Die Zahlung – wie bezahlt wurde, welche Karte oder welches Konto, auf wessen Namen, das Ablaufdatum der Karte und das Zahlungsdatum
Ja, dazu gehört auch der Internetzugang. Das steht tatsächlich auf der Liste, und es überrascht jeden.
Wonach Sie oft gefragt werden, was das Gesetz aber nicht verlangt
Dieser Teil lohnt sich zu kennen, denn er verändert, wie Sie mit Gästen umgehen, die sich sträuben.
Eine Fotokopie oder ein Scan des Reisepasses
Das Gesetz verlangt von Ihnen, Informationen zu erfassen. Es verlangt nicht, eine Kopie des Dokuments einer Person aufzubewahren.
Die spanische Datenschutzbehörde, die AEPD, hat dazu im Juni 2025 eine Mitteilung veröffentlicht, die ungewöhnlich deutlich ausfällt.
Wenn Sie einen Ordner mit Reisepass-Scans aufbewahren, weil Sie glauben, die Vorschriften zur Gästeregistrierung würden das verlangen – das tun sie nicht, und nach Ansicht der AEPD sollten Sie das auch nicht tun.
Was der AEPD zufolge ausreicht: ein Formular, das nur die Felder erfasst, die das Dekret tatsächlich auflistet. Um sich zu vergewissern, dass die Person tatsächlich die ist, die sie vorgibt zu sein, gleichen Sie das ausgefüllte Formular mit dem Dokument ab, das sie Ihnen persönlich vorzeigt. Findet kein persönlicher Kontakt statt, akzeptiert die Behörde ein digitales Zertifikat, den Abgleich der Angaben mit der verwendeten Zahlungsmethode oder das Senden eines Einmalcodes an Telefon oder E-Mail-Adresse des Gastes – beides Angaben, die Sie ohnehin bereits erfassen müssen.
Diese letzte Möglichkeit sollte man kennen. Sie ist eine anerkannte Methode, einen Gast aus der Ferne zu verifizieren, ohne je dessen Dokument in die Hand zu nehmen.
Ein Foto oder Selfie des Gastes
Im Gesetz kommt das nirgends vor. Manche Apps bieten es als Betrugsprüfung an – das ist ein kommerzielles Feature, keine gesetzliche Pflicht.
Der Reisepass in Ihrer Hand beim Check-in
Sie sind dafür verantwortlich, dass die Angaben korrekt sind und mit dem Dokument übereinstimmen – Sie müssen es also sehen oder sich vorzeigen lassen. Sie müssen es aber nicht in der Hand behalten, aufbewahren oder mitnehmen.
Eine Unterschrift auf einem bestimmten Formular
Eine Unterschrift ist erforderlich, von jeder Person ab 14 Jahren. Das Gesetz schreibt jedoch weder ein bestimmtes Formular noch eine bestimmte Technologie vor.
Was Sie einem Gast erklären können sollten
Gäste fragen ständig danach, und das ist verständlich – es sind eine Menge persönlicher Daten, die man einem Fremden mit einer Ferienvilla anvertraut. Wenn ein Gast rundweg ablehnt, gibt es dafür eine eigene Antwort.
Die Kurzfassung, die Sie parat haben sollten:
- Es handelt sich um eine gesetzliche Pflicht in Spanien, nicht um etwas, das Sie sich selbst ausgedacht haben.
- Die Daten gehen an das Ministerio del Interior, und nur Polizei, Richter und Staatsanwälte dürfen sie nutzen. Siehe das Gesetz in verständlichem Deutsch.
- Sie behalten weder den Reisepass noch eine Kopie davon.
- Hotels machen seit Jahrzehnten genau dasselbe. Das ist nichts Neues und nichts, das nur für Ferienvermietungen gilt.
Dieser letzte Punkt ist wichtiger, als man denken würde. Sehr viele Gäste glauben, Hotels würden sie nicht melden. Das tun sie doch, und das haben sie immer getan.