Sie haben das Objekt registriert. Und jetzt die Gäste?
Die Registrierung des Objekts und die Übermittlung von Gastdaten sind zwei verschiedene Aufgaben in SES.Hospedajes, und das Abschließen der ersten führt nicht automatisch zur zweiten. Gastdaten werden als parte de viajeros eingegeben — von Hand eingeben, in einer Datei hochgeladen oder automatisch versendet, indem Sie die Anmeldedaten verwenden, die Sie per E-Mail nach der Registrierung erhalten haben.
Maßgeblich ist die englische Fassung dieses Leitfadens. Die Rechtszitate hier sind die Übersetzung einer englischen Erläuterung, nicht der amtliche Wortlaut. Auf Englisch lesen
Das ist die Stelle, wo die meisten Menschen steckenbleiben — und es lohnt sich, das klar zu sagen: Das ist nicht Ihre Schuld.
Die Registrierung des Objekts ist eine eigenständige Aufgabe. Wenn Sie diese abschließen, zeigt Ihnen nichts auf dem Bildschirm, was Sie als nächstes tun sollen. Es gibt keinen offensichtlichen Button mit der Aufschrift „Gast hinzufügen", und in der Bestätigungse-Mail wird das auch nicht erklärt.
Die beiden Aufgaben teilen sich einfach den gleichen Anmeldezugang. So funktioniert die zweite.
Drei Wege, es zu tun
Aus rechtlicher Sicht tun alle drei das Gleiche. Welcher Weg für Sie passt, hängt fast ganz davon ab, wie viele Buchungen Sie annehmen.
In der Praxis läuft heute alles über die Website, unabhängig davon, in welche Kategorie Sie fallen.
| Methode | Passend für | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Von Hand eingeben | Ein paar Buchungen pro Jahr | Anmelden und jeden Gast zur Buchung eintragen |
| Datei hochladen | Mehrere Objekte | Eine Datei mit vielen Gästen auf einmal versenden |
| Automatisch | Größere Bestände | Ihre Buchungssoftware versendet es für Sie |
Der spanische Name für den Gastbericht ist parte de viajeros — buchstäblich ein Reisendenbericht. Sie werden diesen Begriff überall sehen, auch auf der Website der Regierung.
Diese Anmeldedaten sind nicht ein zweites Passwort
Wenn Sie die Registrierung eines Objekts abschließen, sendet Ihnen das System eine Reihe von Anmeldedaten zu. Das ist das am meisten missverstandene Element im ganzen System.
Das sind keine weiteren Passwörter für die Website. Sie sind für die automatische Verbindung von Software mit dem System bestimmt und werden separat verwaltet — sie haben sogar ein eigenes Passwort-Zurücksetzen.
Was Sie zurückbekommen und warum Sie es aufbewahren sollten
Wenn ein Bericht eingereicht wird, bekommen Sie eine Referenznummer zurück. Bewahren Sie sie auf.
Das ist Ihr Beweis, dass bestimmte Gäste zu einer bestimmten Zeit gemeldet wurden, und es ist das, was Sie vorlegen würden, falls Sie jemals zeigen müssen, dass ein bestimmter Aufenthalt ordnungsgemäß behandelt wurde.
Beachten Sie, dass ein Bericht, den die Website akzeptiert, nicht unbedingt bedeutet, dass der Bericht vollständig eingereicht wurde. Einzelne Gäste können abgelehnt werden — eine Dokumentennummer leicht falsch eingegeben, ein Datum im falschen Format oder ein erforderliches Feld leer gelassen. Das häufigste ist bei weitem das Verwandtschaftsfeld, das erforderlich ist, wenn jemand in der Gruppe unter 18 Jahre alt ist.
Korrektionen und Stornierungen
Sie können einen Bericht nach dem Absenden korrigieren, und Sie können eine Buchung stornieren. Denken Sie daran, dass eine Stornierung selbst etwas ist, das Sie innerhalb von 24 Stunden melden müssen — siehe die beiden Fristen.
Die Bildschirme ändern sich von Zeit zu Zeit, daher ist es besser, die Website selbst zu nutzen, statt sie hier zu beschreiben und veraltet zu werden. Der visuelle Leitfaden der Regierung zur Plattform ist die beste Quelle. Die Website selbst finden Sie unter hospedajes.ses.mir.es.
Ein Wort zum Tabellenkalkulationsblatt-und-WhatsApp-Ansatz
Eine sehr verbreitete Methode ist, Gästen ein Formular per WhatsApp oder E-Mail zu schicken und dann ihre Antworten von Hand auf der Website der Regierung einzugeben.
Das funktioniert insofern, als dass die Informationen dort ankommen.
Was Sie damit nicht bekommen, ist etwas, das vom Gast unterzeichnet ist, oder irgendein Datensatz, der eine bestimmte Person an die genauen Details bindet, die Sie für sie eingereicht haben. Eigentümer stoßen darauf, wenn sie gebeten werden, einen Bericht zu belegen, nicht nur ihn eingereicht zu haben — und zu diesem Zeitpunkt sind die Gäste längst weg.
Falls Sie heute Details von Hand kopieren, lohnt es sich, diese Lücke zu schließen, welche der drei Methoden Sie auch letztendlich verwenden.