Wanneer een gast zich weigert in te schrijven
U bent degene voor wie de wet verantwoordelijk stelt, dus een gast die weigert hun gegevens op te geven, is uw probleem en niet het hunne. De meeste weigering komt voort uit het geloof dat het verzoek een oplichting is, en wordt opgelost door uit te leggen wie werkelijk vraagt. Wanneer iemand werkelijk niet wil meewerken, kunt u weigeren hen te laten verblijven.
De Engelse editie is de gezaghebbende versie van deze gids. De juridische citaten hier zijn een vertaling van een Engelse toelichting, niet de officiële tekst. Lees het in het Engels
Dit is het meest besproken probleem onder eigenaren, en het eerste wat u moet begrijpen is waar u staat.
De verplichting is van u, niet van de gast. Indien de gegevens niet worden verstrekt, bent u degene die heeft nagelaten in te dienen, en bent u degene die risico loopt. De gast loopt hier helemaal niet tegen aan.
Dit is onprettig, maar het stelt ook duidelijk hoe stellig u mag zijn.
Waarom gasten weigeren
Zeer weinig mensen maken bezwaar op principe. In de praktijk is het bijna altijd een van vier dingen.
Zij denken dat het een oplichting is. Een bericht van een vreemde met een link, waarin om een paspoortnummer en geboortedatum wordt gevraagd, ziet er exact uit als een phishing-poging. Dit is veruit de meest voorkomende reden, en het is een redelijk instinct eerder dan een moeilijke gast.
Zij geloven dat hotels dit niet doen. Dat doen ze wel, en altijd al gedaan. Iedereen die in een Spaans hotel heeft ingecheckt, heeft een paspoort aan de balie overhandigd en iets ondertekend. Het enige wat is veranderd, is dat het nu via een formulier gebeurt in plaats van aan een balie.
Zij maken zich zorgen over waar de gegevens naartoe gaan. Een terechte vraag, en een met een goed antwoord — zie hieronder.
Zij zijn er gewoon nog niet aan toegekomen. De grootste groep, en eigenlijk geen echte weigering.
Wat u zegt
Drie dingen regelen het meeste, en de volgorde is belangrijk.
Zeg wie vraagt. "Dit is een Spaanse wettelijke verplichting — het Ministerie van Binnenlandse Zaken eist dat elke accommodatieprovider gastgegevens meldt. Het is niet iets wat wij hebben gekozen om te vragen."
Zeg waar het naartoe gaat. "De gegevens gaan naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Alleen de politie, rechters en openbare aanklagers hebben er toegang toe. Wij bewaren geen kopie van uw paspoort." Dat klopt — zie de wet in begrijpelijk Nederlands.
Zeg dat hotels hetzelfde doen. "Elk hotel in Spanje doet precies dit aan de balie. Vakantiewoningen hebben nu dezelfde verplichting."
Waar u wel en niet om mag vragen
U hebt de gegevens nodig. U hoeft hun document niet te bewaren.
U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens en dat ze overeenkomen met wat zij u tonen, dus u moet het paspoort zien of het laten tonen. U hebt geen kopie, scan of foto nodig — en Spanje's autoriteit voor gegevensbescherming heeft duidelijk gezegd dat het bewaren van kopieën voor dit doel niet is toegestaan. Zie welke informatie u moet vragen, en wat niet.
Dit hardop zeggen beëindigt het gesprek vaak. Een gast die tegenstaat tegen "stuur me een foto van uw paspoort" zal zeer vaak geen bezwaar hebben tegen het geven van het nummer.
Mocht zij nog steeds weigeren
De redenering waarop eigenaren zich steunen, is eenvoudig: u kunt de accommodatie niet wettig verschaffen zonder in te dienen wie erin zit, dus een gast die dat onmogelijk maakt, heeft de boeking onmogelijk gemaakt.
Let op wat dat op de gast afwentelt: zij zijn verplicht het document in te dienen. En let op wat dat op u afwentelt: verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens, die u niet kunt ontladen als niets wordt ingediend.
Het decreet zegt niet letterlijk dat u het verblijf mag weigeren, en wij zijn niet op de hoogte van een Spaanse rechterlijke uitspraak die het settelt. Wat het wel zegt is dat u de plicht en aansprakelijkheid draagt. Annulering is de positie die de meeste eigenaren aannemen, en het is een verdedigbare — maar als een boeking groot is of de gast het betwist, vraag advies in plaats van op een webpagina te vertrouwen.
Annuleer eerder dan hen te laten arriveren en op het beste hopen. Een geannuleerde boeking is een administratief probleem. Een ongeregistreerde gast die al in uw eigendom is, is een schending die u later niet kunt corrigeren.
De regel die werkt
Een eigenaar in de Facebookgroep zei het beter dan elk script:
Niemand betoogt wanneer een luchtvaartmaatschappij een paspoort bij de gate vraagt. Niemand suggereert dat de luchtvaartmaatschappij nieuwsgierig is, of vraagt wat zij ermee van plan zijn. Het is gewoon begrepen dat u zonder niet aan boord kunt.
Dit is hetzelfde. U kunt zonder niet inchecken.
Een boeking annuleren die via een platform is gedaan
Annulering heeft gevolgen op Airbnb en Booking.com die verschillen per platform, per uw status erop, en hoe laat u bent. Die regels zijn van hen, niet van Spanje, en zij veranderen — dus controleer uw eigen annuleringsvoorwaarden voordat u handelt in plaats van op wat voor iemand anders werkte.
Wat waardevol is om te weten is dat een gast die weigert aan een wettelijke verplichting te voldoen, een sterker standpunt voor annulering is dan de meeste, en het is waard om de weigering vast te leggen in het eigen messaging van het platform eerder dan per telefoon of WhatsApp. Als u de annulering later moet uitleggen, wilt u het in geschrift hebben, waar het platform het kan zien.